Il momento giusto è il giorno prima, nel tardo pomeriggio: troppo presto e il cliente non sa ancora i suoi programmi, troppo tardi e il tavolo liberato non lo riempi più. Il messaggio migliore è corto e con un'azione precisa: data, ora, coperti e un bottone o una parola per confermare, più un modo semplice per disdire. «Ciao Marco, domani alle 20.30 tavolo per 2: confermate rispondendo SÌ; per disdire scrivete ANNULLA» copre entrambi i casi in tre righe. Le attività che misurano riportano consistentemente meno assenze quando il promemoria chiede una risposta attiva, non si limita a informare.
Sull'effetto i numeri parlano chiaro: una quota di assenze che senza promemoria viaggia tra il 10 e il 20 per cento scende spesso sotto il 5 quando la richiesta di conferma arriva il giorno prima. Il promemoria ha però un tono da tenere: informa e agevola, non minaccia. Niente «in caso di mancata risposta la prenotazione sarà cancellata» come apertura: meglio confermare gratuitamente e trattare la mancata risposta come dato operativo, magari con una seconda richiesta la mattina stessa per le liste piene. Chi disdice tramite il link ha fatto un favore: lo slot torna libero in tempo per la lista d'attesa.
Domande frequenti
- Quando mandare il promemoria di una prenotazione?
- Il giorno prima, tra le 15 e le 18: il cliente sa già i suoi programmi e tu hai ancora tempo per riempire l'eventuale posto liberato. Il giorno stesso va bene solo come secondo tentativo, per le sere molto piene.
- Il promemoria deve chiedere conferma o solo informare?
- Chiedere conferma, sempre: la risposta attiva — un SÌ — trasforma il promemoria in un dato vero su cui contare, mentre il messaggio informativo lascia tutto sospeso fino all'arrivo del cliente. Chi non conferma entro la sera va ricontattato o considerato in dubbio.