Vodič za korisnike HousemanAI

1.Kako radi HousemanAI

HousemanAI je recepcioner koji odgovara tvojim gostima umjesto tebe, kad ti ne možeš: na WhatsAppu, Telegramu i iz razgovora na tvom sajtu.

Gost piše kao što bi pisao tebi: «Imate li mjesta u subotu za četvoro?». Recepcioner razumije zahtjev, provjeri stvarno slobodna mjesta i zaključi rezervaciju s kodom. Ti je nađeš u dashboardu, na pravom danu.

Mjesta broji softver, nikad vještačka inteligencija: ako je sala puna, recepcioner ne izmišlja sto. Isto vrijedi za stolice salona ili sobe ordinacije.

Recepcioner prati jezik gosta: ko piše na engleskom dobija odgovor na engleskom, a ti ne moraš ništa.

Potvrda stiže u razgovor s kodom, a recepcioner može poslati i podsjetnik prije termina, na WhatsAppu i Telegramu. S paketom Premium obavještenja stižu čak i onima koji danima ne pišu, preko šablona koje je odobrila Meta.

2.Prvi koraci

Nakon registracije dovoljno je nekoliko minuta, i s telefona. Redom:

1. 1Izaberi vrstu djelatnosti: restoran, salon, ordinacija ili drugo. Mijenjaju se riječi i polja, recepcioner je isti. Možeš promijeniti i poslije, iz Postavke → Vrsta djelatnosti.
2. 2Postavi radno vrijeme, dan po dan. Format je 19:00-23:30; ako radiš dvije smjene, napiši 12:00-15:00, 19:00-23:30. Prazan dan znači zatvoreno.
3. 3Navedi koliko mjesta imaš — mjesta, stolica ili soba — i vremena u kojima recepcioner smije predlagati rezervacije.
4. 4Ako radiš po terminima, popuni cjenovnik u Uslugama: naziv, trajanje u minutama i, ako želiš, cijenu. Svaka usluga zauzima svoje trajanje.
5. 5U Postavkama napiši polje «Šta recepcioner treba znati»: meni, parking, ljubimci, alergije, kako se dolazi. Recepcioner odgovara samo onim što ti napišeš: ako informacija fali, kaže gostu da ćeš mu javiti.
6. 6Učitaj logo iz Logo i sajt: pojavljuje se na javnoj stranici i u razgovoru.

Prvo probaj ti: otvori svoju javnu stranicu i piši recepcioneru kao što bi gost. Ako te neki odgovor ne uvjerava, dodaj informaciju u Postavke i probaj opet.

3.Tvoj sajt i widget

Svaka djelatnost ima javnu stranicu s razgovorom već spremnim, i widget za sajt koji već imaš.

Stranica je housemanai.eu/r/tvoja-adresa: vidiš je na vrhu dashboarda. Stavi je na Google, u bio Instagrama, na meni: ko je otvori može odmah rezervisati, bez instaliranja.

Widget je jedan red koji zalijepiš na svoj sajt, prije zatvaranja </body>. Nalaziš ga u Logo i sajt, već s tvojom adresom. Dodaje dolje desno dugme koje otvara razgovor; natpis dugmeta prati vrstu djelatnosti («Rezerviši sto», «Zakaži termin»).

Radi na bilo kojem sajtu: WordPress, Wix, Squarespace, ručno rađen sajt. Ako ti sajt vodi neko drugi, pošalji mu taj red i to je to.

4.Povezivanje Telegrama

Na Telegramu gosti pišu botu s imenom tvog lokala. Napraviti ga je besplatno i traje dvije minute.

1. 1Otvori Telegram i potraži @BotFather. Napiši mu /newbot, zatim izaberi ime koje će gosti vidjeti i korisničko ime koje završava na «bot» (na primjer @starimostbot).
2. 2BotFather ti odgovara tokenom: dug red slova i brojeva. Kopiraj ga.
3. 3U dashboardu idi na Kanali → Poveži Telegram i zalijepi token. Ostalo radi HousemanAI: od tog trenutka poruke botu stižu recepcioneru.
4. 4Stavi link bota (t.me/tvoj-bot) gdje želiš: gosti ga otvore i pišu.

Token je kao lozinka: ne objavljuj ga. Ako ga izgubiš, s BotFatherom napraviš novi (/revoke) i opet ga zalijepiš u Kanale.

5.Povezivanje WhatsAppa

WhatsApp je kanal koji gosti najviše koriste, i onaj s najviše stvari koje treba znati prije početka. Pročitaj s mirom.

HousemanAI se povezuje s WhatsAppom preko zvanične platforme za firme (WhatsApp Business). Broj koji povežeš postaje namijenjen HousemanAI: dok je povezan, ne možeš ga koristiti u WhatsApp aplikaciji na telefonu. Razgovore na tom broju vodi recepcioner.

Koji broj koristiti? Imaš tri puta. Najjednostavniji je fiksni broj lokala: WhatsApp ga provjerava telefonskim pozivom, neko mora odgovoriti i pročitati kod. Drugi je namjenska SIM kartica: dovoljna je jeftina, treba samo za SMS provjere, poslije je održavaš povremenom dopunom. Treći je prenijeti na HousemanAI WhatsApp broj koji već koristiš: WhatsApp te vodi kroz prelazak, ali od tog trenutka razgovori na telefonu staju.

Šta vidi gost: ime tvoje djelatnosti i tvoj logo, kao na svakom poslovnom profilu. Profilna slika, opis i adresa sami prate ono što imaš u dashboardu. Prikazano ime odobrava Meta: obično za nekoliko sati, ponekad za par dana.

Koliko košta: razgovori koje započinju gosti — dakle svi razgovori jednog recepcionera — besplatni su. Nema troškova osim pretplate.

Povezivanje radiš sam sa stranice Kanali, u okviru «WhatsApp broj»: izaberi «Već imam broj» (upiši broj, primi kod SMS-om ili pozivom i upiši ga tamo) ili «Dajte mi ga vi», i novi broj iz tvoje zone stiže već povezan. Za par minuta recepcioner odgovara s tvog broja.

Za odspajanje broja: ukloni se iz WhatsApp Business naloga i ponovo registruje u aplikaciji telefona SMS-om. Razgovori koje je vodio HousemanAI ostaju u tvom dashboardu.

Meta radi na režimu «suživota» u kojem isti broj radi i u aplikaciji telefona i s recepcionerom. Još nije dostupan: čim bude, javljamo ti.

6.Rezervacije u dashboardu

Dashboard se otvara na kalendaru mjeseca. Traka ispod svakog dana kaže koliko je pun; klikni ga da vidiš spisak.

U svakoj rezervaciji nalaziš ime, vrijeme, osobe ili uslugu, i red «Za znati» s onim što je gost rekao u razgovoru: bez glutena, stolica za bebe, pas, nesigurno vrijeme. Piše ga recepcioner, ti ga pročitaš u letu.

Rezervacije koje primiš telefonom dodaj ručno iz dana: tako ih recepcioner broji i ne obećava mjesto koje si već dao.

Rezervacije iz razgovora na sajtu stižu «za potvrdu», u žutoj traci na vrhu dana: gost ima 10 minuta da ih potvrdi sa svog WhatsAppa ili Telegrama (dugmetom, poruka je već napisana), i od tada vidiš njegov pravi broj ili korisničko ime. Ako ne potvrdi, mjesto se samo oslobodi. Ako lokal nema povezanih kanala, recepcioner traži telefon i potvrdu radiš ti, s «Potvrdi», nakon što ga nazoveš.

Trebaš zatvoriti dan? Otvori ga i pritisni «Označi zatvoreno»: recepcioner ga prestaje predlagati. Za brisanje rezervacije otvori karticu i pritisni Otkaži.

Svaki gost dobija kod potvrde. S tim kodom otvara svoju stranicu housemanai.eu/p/kod, gdje vidi detalje i može sam otkazati: rezervacija nestaje iz tvog kalendara bez da ti išta radiš.

Ako imaš restoran, u Postavkama nalaziš prekidač «Pitaj za alergije i intolerancije»: uključen, recepcioner pita kod svake rezervacije i piše u «Za znati».

Ako imaš restoran, na stranici «Stolovi» možeš popisati svoje stolove (broj, mjesta, sala, može li se spajati). Od tog trenutka recepcioner razmišlja po stolovima: za 5 osoba daje sto za 5 ili dva spojena u istoj sali, ne «5 slobodnih mjesta» raštrkanih. U danu vidiš salu u izabrano vrijeme, sto po sto, a sa stranice rezervacije možeš premjestiti sto. Ako ne popišeš stolove, ostaje brojanje mjesta.

Za grupe možeš tražiti kaparu (Plaćanja): od koliko osoba, koliko (fiksno ili po osobi) i u roku od koliko sati. Novac ide direktno tebi: s tvojim Stripe računom (povezanim iz HousemanAI, 5–10 minuta) rezervacija se sama potvrdi kad gost plati; s tvojim Satispay/PayPal linkom označavaš je ti s «Kapara primljena». Do plaćanja mjesto ostaje rezervisano; po isteku se oslobađa. Povrat jednim klikom iz rezervacije.

Ako primate u više osoba (ljekari, radnici), popišite ih u Osoblju: za svakog šta radi i kada prima (prazno = radno vrijeme lokala). Od tada je dostupnost po radniku: ko traži «kod doktorice Begić» vidi samo njene termine, ko ne traži biva dodijeljen slobodnom, a potvrda kaže s kim. U dashboardu termin pokazuje radnika i može se predodijeliti.

Od paketa Standard recepcioner pamti stalne goste koji pišu s WhatsAppa ili Telegrama (Klijenti): ime, posjete, «obično u 2», stvari iz napomena (bez glutena, stolica za bebe, pas). Sljedeći put pozdravlja imenom i potvrđuje umjesto da ponovo pita. Pamti činjenice, ne razgovore; alergije su zdravstveni podaci: gost može reći «zaboravi moje podatke» u razgovoru, ti možeš brisati iz panela, a ko se ne vrati 24 mjeseca nestaje sam. Gasi se u Postavkama.

Ako imate mjesta napolju (stavka «bašta» u Šta nudiš, ili sala nazvana bašta), u paketu Premium recepcioner zna prognozu narednih dana (s adrese, besplatno): onome ko traži napolju u kišni dan to kaže i predloži unutra ili napolju uz rezervu; u kalendaru vidiš «Prognoza: kiša, 80 %». Ko je rezervisao napolju dobija 8 sati ranije obavještenje na WhatsApp/Telegram ako je najavljena kiša (na WhatsAppu samo ako vam je pisao u posljednja 24 sata: izvan tog prozora treba šablon odobren od Mete, još nije aktivan).

U potvrdi i podsjetniku gost dobija link na mapu za dolazak (s adrese u Postavkama; tamo se i gasi). S više lokacija link je one rezervisane. U paketu Premium na WhatsApp i Telegram stiže i pin na mapi, kao druga poruka.

Meni (od Standard): u Meniju popunjavaš sekcije, jela, cijene, alergene i «pogodno za» (bez glutena, vegansko…). Recepcioner odgovara o cijenama i alergenima samo onim što piše. U paketu Premium ista lista postaje javna stranica s QR kodom za stolove (pretraga, filteri, alergeni jasno, dugme Rezerviši); jelo označeno «gotovo» nestaje s QR-a i iz odgovora. Za salone i ordinacije QR pokazuje cjenovnik.

Ako gost traži da razgovara s osobom, na WhatsAppu i Telegramu razgovor prelazi tebi: recepcioner šuti, ti dobijaš obavještenje na svoj Telegram (Postavke → Obavještenja vlasniku) i odgovaraš iz Razgovora, u istom razgovoru s gostom. Kad završiš, pritisni «Vrati recepcionera», inače se sam vraća nakon 6 sati.

7.Pretplata

Tri paketa: Basic 49 € (do 150 rezervacija mjesečno), Standard 99 € (neograničeno, stolovi, više lokacija), Premium 149 € (sve, plus prognoza i poruke gostima). Cijene mjesečno plus PDV, karticom ili SEPA-om. Bez obaveze: mijenjaš paket ili otkažeš kad hoćeš. Cijena pokriva jedan lokal ili jednog stručnjaka: svaki dodatni lokal ili stručnjak košta 50% cijene, a stručnjak koji sam radi u više gradova plaća samo jednom.

Kartica, fakture i otkazivanje vode se iz Pretplata → Upravljaj pretplatom. Otvara se Stripe portal, koji čuva podatke o plaćanju: mi tvoju karticu nikad ne vidimo.

Ako otkažeš, recepcioner nastavlja rezervisati do kraja već plaćenog perioda; poslije gostima odgovara samo telefonom i radnim vremenom. Već primljene rezervacije ostaju vidljive u dashboardu.

Ako plaćanje ne prođe, Stripe pokušava nekoliko dana i u dashboardu se pojavi upozorenje: ažuriraj karticu iz Upravljaj pretplatom i sve krene samo.

8.Jezici

HousemanAI govori italijanski, engleski, španski, francuski, njemački i bosanski. U igri su tri jezika, i dobro je znati koji šta radi.

Jezik interfejsa je jezik dashboarda i sajta: mijenjaš ga selektorom gore, i vrijedi samo za tebe.

Jezik djelatnosti biraš pri registraciji: to je jezik tvoje javne stranice, pozdrava recepcionera i dugmeta widgeta. Ako je tvoj lokal u Italiji, obično je italijanski.

Jezik gosta ne biraš ti: recepcioner odgovara na jeziku na kojem gost piše. Turista koji piše na njemačkom rezerviše na njemačkom, a ti vidiš rezervaciju u dashboardu kao i uvijek.

9.Česta pitanja

Recepcioner je rekao nešto pogrešno. Šta da radim?

Mjesta ne može pogriješiti: broji ih softver. Za ostalo odgovara samo onim što nađe u Postavkama; ako ne zna, kaže da ćeš javiti. Ako je odgovorio loše, skoro uvijek fali informacija ili je napisana dvosmisleno: ispravi je u «Šta recepcioner treba znati».

Odgovara li i na glasovne poruke i fotografije?

Ako je usluga aktivna na tvom nalogu, da: sasluša glasovnu ili pogleda fotografiju i odgovori. Inače ljubazno zamoli gosta da napiše.

Može li moje osoblje imati svoj pristup?

Da. Iz Nalog → Dodaj osobu praviš pristup s imenom i lozinkom; email ne treba, lozinku joj kažeš ti. Vidi isto što i ti.

Mogu li koristiti svoj lični WhatsApp broj?

Ne. Broj povezan s HousemanAI više ne radi u aplikaciji telefona, pa ti treba namjenski broj: fiksni lokala ili posebna SIM. Sve je u sekciji WhatsApp iznad.

Kako zaustavim rezervacije za godišnji?

Za nekoliko dana: otvori dan u dashboardu i pritisni «Označi zatvoreno». Za duže periode: ostavi prazno radno vrijeme u Radnom vremenu dok ne otvoriš. Recepcioner i dalje odgovara gostima, ali kaže da ste zatvoreni.

Gdje završavaju podaci mojih gostiju?

Na serverima u Evropi, i vidiš ih samo ti. Detalji su u obavještenju o privatnosti. Pročitaj obavještenje

Kako obrišem svoj nalog?

Piši podršci na adresu na dnu stranice. Zatvaramo nalog i brišemo podatke u roku od 30 dana, osim faktura koje po zakonu moramo čuvati.