La guía para quien usa HousemanAI

1.Cómo funciona HousemanAI

HousemanAI es un recepcionista que responde a tus clientes por ti cuando tú no puedes: en WhatsApp, en Telegram y en el chat de tu web.

El cliente escribe como te escribiría a ti: «¿Tenéis sitio el sábado para cuatro?». El recepcionista entiende la petición, comprueba las plazas realmente libres y cierra la reserva con un código. Tú la encuentras en el panel, en el día correcto.

Las plazas las cuenta el software, nunca la inteligencia artificial: si la sala está llena, el recepcionista no se inventa una mesa. Lo mismo vale para los sillones de un salón o las salas de una consulta.

El recepcionista sigue el idioma del cliente: quien escribe en inglés recibe la respuesta en inglés, sin que tú tengas que hacer nada.

La confirmación llega al chat con el código, y el recepcionista también puede enviar el recordatorio antes de la cita, por WhatsApp y Telegram. Con el plan Premium los avisos llegan incluso a quien no escribe desde hace días, con plantillas aprobadas por Meta.

2.Los primeros pasos

Después del registro bastan unos minutos, incluso desde el móvil. En orden:

1. 1Elige el tipo de negocio: restaurante, salón, consulta u otro. Cambian las palabras y los campos, el recepcionista es el mismo. Puedes cambiarlo más tarde, desde Ajustes → Tipo de negocio.
2. 2Configura los horarios, día por día. El formato es 19:00-23:30; si haces dos turnos escribe 12:00-15:00, 19:00-23:30. Un día dejado vacío está cerrado.
3. 3Indica cuántas plazas tienes — cubiertos, sillones o salas — y los horarios en los que el recepcionista puede proponer una reserva.
4. 4Si trabajas con cita, rellena la lista de precios en Servicios: nombre, duración en minutos y, si quieres, el precio. Cada servicio ocupa su duración.
5. 5Escribe en Ajustes la casilla «Lo que debe saber el recepcionista»: carta, aparcamiento, mascotas, alergias, cómo llegar. El recepcionista responde solo con lo que escribes tú: si falta una información, le dice al cliente que le contestarás.
6. 6Sube el logo desde Logo y web: aparece en la página pública y en el chat.

Pruébalo tú primero: abre tu página pública y escribe al recepcionista como lo haría un cliente. Si una respuesta no te convence, añade la información en Ajustes y vuelve a probar.

3.Tu web y el widget

Cada negocio tiene una página pública con el chat ya listo, y un widget para poner en la web que ya tienes.

La página es housemanai.eu/r/tu-direccion: la ves arriba en el panel. Ponla en Google, en la bio de Instagram, en la carta: quien la abre puede reservar al momento, sin instalar nada.

El widget es una línea para pegar en tu web, justo antes del cierre de </body>. La encuentras en Logo y web, ya con tu dirección. Añade abajo a la derecha un botón que abre el chat; la etiqueta del botón sigue el tipo de negocio («Reservar mesa», «Pedir cita»).

Funciona en cualquier web: WordPress, Wix, Squarespace, una web hecha a mano. Si la web te la gestiona otra persona, mándale esa línea y ya está.

4.Conectar Telegram

En Telegram los clientes escriben a un bot con el nombre de tu negocio. Crearlo es gratis y se tarda dos minutos.

1. 1Abre Telegram y busca @BotFather. Escríbele /newbot, luego elige el nombre que verán los clientes y un nombre de usuario que termine en «bot» (por ejemplo @trattoriadaninobot).
2. 2BotFather te responde con un token: una línea larga de letras y números. Cópiala.
3. 3En el panel ve a Canales → Conectar Telegram y pega el token. El resto lo hace HousemanAI: desde ese momento los mensajes al bot llegan al recepcionista.
4. 4Pon el enlace del bot (t.me/tu-bot) donde quieras: los clientes lo abren y escriben.

El token es como una contraseña: no lo publiques. Si lo pierdes, con BotFather generas uno nuevo (/revoke) y lo vuelves a pegar en Canales.

5.Conectar WhatsApp

WhatsApp es el canal que más usan los clientes, y también el que tiene más cosas que saber antes de empezar. Léelo con calma.

HousemanAI se conecta a WhatsApp a través de la plataforma oficial para empresas (WhatsApp Business). El número que conectas pasa a estar dedicado a HousemanAI: mientras esté conectado, no puedes usarlo en la app de WhatsApp del móvil. Los chats de ese número los gestiona el recepcionista.

¿Qué número usar? Tienes tres caminos. El más sencillo es el fijo del negocio: WhatsApp lo verifica con una llamada, alguien tiene que contestar y leer el código. El segundo es una SIM dedicada: basta una barata, solo sirve para recibir el SMS de verificación, luego mantenla activa con una recarga de vez en cuando. El tercero es pasar a HousemanAI el número de WhatsApp que ya usas: WhatsApp te guía en el cambio, pero desde ese momento los chats en el móvil se paran.

Lo que ve el cliente: el nombre de tu negocio y tu logo, como en cualquier perfil de empresa. Foto de perfil, descripción y dirección siguen solos lo que tienes en el panel. El nombre visible lo aprueba Meta: normalmente en pocas horas, a veces en un par de días.

Cuánto cuesta: las conversaciones que inician los clientes — es decir, todas las de un recepcionista — son gratuitas. No hay costes aparte de la suscripción.

La conexión la haces tú mismo desde la página Canales, en el recuadro «El número de WhatsApp»: elige «Ya tengo un número» (introduce el número, recibe el código por SMS o llamada y escríbelo allí) o «Dádmelo vosotros», y un número nuevo de tu zona llega ya conectado. En un par de minutos el recepcionista responde desde tu número.

Para desconectar el número: se quita de la cuenta de WhatsApp Business y se registra de nuevo en la app del móvil con el SMS. Las conversaciones gestionadas por HousemanAI se quedan en tu panel.

Meta está trabajando en un modo de «convivencia» en el que el mismo número funciona tanto en la app del móvil como con un recepcionista. Todavía no está disponible: en cuanto lo esté, te lo decimos.

6.Las reservas en el panel

El panel se abre en el calendario del mes. La barra bajo cada día dice lo lleno que está; haz clic para ver la lista.

En cada reserva encuentras nombre, hora, personas o servicio, y una línea «A tener en cuenta» con lo que el cliente ha dicho en el chat: sin gluten, trona, perro, hora por confirmar. La escribe el recepcionista, tú la lees de un vistazo.

Las reservas que tomas por teléfono añádelas a mano desde el día: así el recepcionista las cuenta y no promete un sitio que ya has dado.

Las reservas tomadas desde el chat de la web llegan «por confirmar», en una franja amarilla arriba del día: el cliente tiene 10 minutos para confirmarlas desde su propio WhatsApp o Telegram (un botón, el mensaje ya está escrito), y desde ese momento ves su número o usuario real. Si no confirma, el sitio se libera solo. Si el local no tiene canales conectados, el recepcionista pide un teléfono y la confirmas tú, con «Confirmar», después de llamarlo.

¿Tienes que cerrar un día? Ábrelo y pulsa «Marcar cerrado»: el recepcionista deja de proponerlo. Para cancelar una reserva abre la ficha y pulsa Cancelar.

Cada cliente recibe un código de confirmación. Con ese código abre su página housemanai.eu/p/codigo, donde ve los detalles y puede cancelar por su cuenta: la reserva desaparece de tu calendario sin que tú hagas nada.

Si tienes un restaurante, en Ajustes encuentras el interruptor «Preguntar alergias e intolerancias»: activado, el recepcionista lo pregunta en cada reserva y lo escribe en «A tener en cuenta».

Si tienes un restaurante, en la página «Mesas» puedes listar tus mesas (número, plazas, sala, si se puede juntar). Desde ese momento el recepcionista razona por mesas: a 5 personas les da una mesa de 5 o dos juntas en la misma sala, no «5 plazas libres» sueltas. En el día ves la sala a una hora elegida, mesa por mesa, y desde la página de la reserva puedes mover la mesa. Si no listas las mesas, sigue el recuento de plazas.

Para los grupos puedes pedir un anticipo (Pagos): a partir de cuántas personas, cuánto (fijo o por persona) y en cuántas horas. El dinero va directamente a ti: con tu cuenta Stripe (conectada desde HousemanAI, 5–10 minutos) la reserva se confirma sola cuando el cliente paga; con tu enlace de Satispay/PayPal la marcas tú con «Anticipo recibido». Hasta el pago el sitio queda reservado; al vencer se libera. Reembolso con un clic desde la reserva.

Si atendéis varias personas (médicos, profesionales) listadlas en Personal: para cada una qué hace y cuándo atiende (vacío = horario del local). Desde entonces la disponibilidad es por persona: quien pide «con la doctora Bianchi» ve solo sus horas, quien no lo pide se asigna a quien esté libre, y la confirmación dice con quién. En el panel la cita muestra al profesional y se puede reasignar.

Desde el plan Standard el recepcionista recuerda a los habituales que escriben desde WhatsApp o Telegram (Clientes): nombre, visitas, «normalmente 2», lo surgido en las notas (sin gluten, trona, perro). La siguiente vez saluda por el nombre y confirma en vez de volver a preguntar. Recuerda hechos, no conversaciones; las alergias son datos de salud: el cliente puede decir «olvida mis datos» en el chat, tú puedes borrar desde el panel, y quien no vuelve en 24 meses desaparece solo. Se apaga en Ajustes.

Si tenéis sitio al aire libre (la opción «terraza» en Qué ofreces, o una sala llamada terraza), en el plan Premium el recepcionista conoce la previsión de los próximos días (desde la dirección, gratis): a quien pide fuera en un día de lluvia se lo dice y propone dentro o fuera con reserva; en el calendario ves «Tiempo: lluvia, 80 %». Quien reservó fuera recibe 8 horas antes un aviso por WhatsApp/Telegram si se prevé lluvia (en WhatsApp solo si os escribió en las últimas 24 horas: fuera de esa ventana hace falta una plantilla aprobada por Meta, aún no activa).

En la confirmación y en el recordatorio el cliente recibe el enlace al mapa para llegar (de la dirección en Ajustes; se apaga ahí). Con varias sedes el enlace es el de la sede reservada. En el plan Premium en WhatsApp y Telegram llega también el pin en el mapa, como segundo mensaje.

La carta (desde Standard): en Carta rellenas secciones, platos, precios, alérgenos y «apto para» (sin gluten, vegano…). El recepcionista responde sobre precios y alérgenos solo con lo escrito. En el plan Premium la misma lista se convierte en la página pública con el QR para las mesas (búsqueda, filtros, alérgenos a la vista, botón Reservar); un plato marcado «agotado» desaparece del QR y de las respuestas. Para salones y consultas el QR muestra la lista de precios.

Si un cliente pide hablar con una persona, en WhatsApp y Telegram el chat pasa a ti: el recepcionista calla, tú recibes un aviso en tu Telegram (Ajustes → Avisos al titular) y respondes desde Conversaciones, en el mismo chat del cliente. Cuando termines pulsa «Reanudar el recepcionista»; si no, vuelve solo a las 6 horas.

7.La suscripción

Tres planes: Basic 49 € (hasta 150 reservas al mes), Standard 99 € (ilimitadas, mesas, más sedes), Premium 149 € (todo, más el tiempo y avisos a los clientes). Precios al mes más IVA, con tarjeta o adeudo SEPA. Sin permanencia: cambias de plan o cancelas cuando quieras. La cuota cubre un local o un profesional: cada local o profesional adicional cuesta el 50% de la cuota, y quien atiende él solo en varias ciudades paga una sola vez.

Tarjeta, facturas y baja se gestionan desde Suscripción → Gestionar suscripción. Se abre el portal de Stripe, que guarda los datos de pago: nosotros nunca vemos tu tarjeta.

Si te das de baja, el recepcionista sigue reservando hasta el final del periodo ya pagado; después responde a los clientes solo con teléfono y horarios. Las reservas ya tomadas siguen visibles en el panel.

Si un pago falla, Stripe lo reintenta durante unos días y en el panel aparece un aviso: actualiza la tarjeta desde Gestionar suscripción y todo vuelve a arrancar solo.

8.Los idiomas

HousemanAI habla italiano, inglés, español, francés y alemán. Hay tres idiomas en juego, y conviene saber cuál hace qué.

El idioma de la interfaz es el del panel y de la web: lo cambias desde el selector de arriba, y solo vale para ti.

El idioma del negocio lo eliges en el registro: es el de tu página pública, del saludo del recepcionista y del botón del widget. Si tu negocio está en Italia, normalmente es el italiano.

El idioma del cliente no lo eliges tú: el recepcionista responde en el idioma en el que escribe el cliente. Un turista que escribe en alemán reserva en alemán, y tú ves la reserva en el panel como siempre.

9.Preguntas frecuentes

El recepcionista ha dicho algo equivocado. ¿Qué hago?

Las plazas no puede equivocarlas: las cuenta el software. En lo demás responde solo con lo que encuentra en Ajustes; si no sabe, dice que le contestarás. Si ha respondido mal, casi siempre falta una información o está escrita de forma ambigua: corrígela en «Lo que debe saber el recepcionista».

¿Responde también a los audios y a las fotos?

Si el servicio está activo en tu cuenta, sí: escucha el audio o mira la foto y responde. Si no, pide amablemente al cliente que escriba.

¿Mi personal puede tener su propio acceso?

Sí. Desde Cuenta → Añadir una persona creas un acceso con nombre y contraseña; no hace falta email, la contraseña se la dices tú. Ve lo mismo que ves tú.

¿Puedo usar mi número de WhatsApp personal?

No. El número conectado a HousemanAI deja de funcionar en la app del móvil, así que necesitas un número dedicado: el fijo del negocio o una SIM solo para esto. Lo tienes todo en la sección WhatsApp de arriba.

¿Cómo paro las reservas en vacaciones?

Para pocos días: abre el día en el panel y pulsa «Marcar cerrado». Para periodos largos: deja vacíos los horarios en Horarios hasta que vuelvas a abrir. El recepcionista sigue respondiendo a los clientes, pero les dice que estáis cerrados.

¿Dónde acaban los datos de mis clientes?

En servidores en Europa, y los ves solo tú. El detalle está en la política de privacidad. Leer la política

¿Cómo elimino mi cuenta?

Escribe al soporte a la dirección que encuentras al final de la página. Cerramos la cuenta y borramos los datos en 30 días, salvo las facturas que debemos conservar por ley.