Los términos del oficio explicados como se los explicarías a un compañero nuevo: dos minutos en voz alta, un ejemplo real, nada de teoría. Cuando un término merece una guía entera, el enlace está.
El no-show es el cliente que tiene una reserva confirmada y no se presenta, sin avisar. El término viene del mundo de las aerolíneas y hoy es la forma estándar de llamar a la ausencia sin previo aviso en restaurantes, salones y consultas.
La señal es una cantidad entregada al hacer la reserva como garantía del compromiso: quien renuncia sin motivo la pierde, quien se presenta la ve descontada de la cuenta. A diferencia del depósito, que es solo un anticipo, la señal busca cubrir el daño del sitio dejado vacío.
La WhatsApp Business API — hoy llamada WhatsApp Business Platform — es la interfaz programática de WhatsApp que permite a un software enviar y recibir mensajes en tu lugar: leer la petición del cliente, responder automáticamente y escribir en el propio gestor. Es lo que usan los sistemas de reserva automatizados.
Un recepcionista AI es un sistema que hace la primera vuelta de trabajo de una secretaría: responde a los mensajes de los clientes por WhatsApp, Telegram o desde la web, consulta la agenda real, propone solo las franjas libres y registra la reserva. A diferencia de un simple chatbot, actúa sobre los sistemas, no solo a palabras.
El depósito es una cantidad pagada por adelantado sobre el servicio, a descontar de la cuenta final. En el restaurante se usa para grupos y eventos: el cliente entrega 10 € por persona al reservar y los ve descontados de la cuenta al final de la noche. A diferencia de la señal, no es una penalización sino un anticipo de verdad.
La lista de espera es el listado de clientes que, encontrándolo todo ocupado, dejan su contacto para ser avisados si se libera un sitio. Funciona como una cola ordenada: el primero en pedir es el primero en ser llamado, y quien no responde en pocos minutos cede el sitio al siguiente.
El recordatorio automático es un mensaje — por WhatsApp, SMS o email — que el gestor envía solo antes de la cita, normalmente el día antes, pidiendo confirmación de la reserva. Sirve para reducir las ausencias: quien responde convierte el recordatorio en confirmación, quien no responde señala un posible hueco con tiempo de llenarlo.
La cancelación con código es la anulación de una reserva mediante un enlace o un código personal recibido al confirmar, sin llamadas ni mensajes que escribir. El cliente abre el enlace, confirma, y la franja vuelve a verse como libre, a tiempo de reasignarse.
La reserva online es la reserva hecha por el cliente de forma autónoma, en el sitio del negocio o mediante un widget, sin llamadas ni mensajes: elige día, hora y comensales entre las franjas libres de verdad y recibe confirmación inmediata. El teléfono queda para los casos especiales, ya no como único canal.
El widget de reservas es el pequeño panel — a menudo un botón «Reservar» — que un negocio integra en su propio sitio y que permite al cliente reservar una mesa sin salir de la página. Está conectado a la agenda real: muestra solo las franjas libres y escribe la reserva directamente en el calendario.
WhatsApp Business es la aplicación gratuita de Meta para la mensajería empresarial de los pequeños negocios: añade al WhatsApp normal mensajes de bienvenida y de ausencia automáticos, un catálogo de productos, respuestas rápidas guardadas y etiquetas para ordenar los chats. Está pensada para quien responde a mano, en primera persona.
El chatbot es un programa que conversa con las personas por mensajes, de texto o de voz: responde a preguntas, guía en recorridos a elegir, consulta documentos y sitios para dar respuestas actualizadas. A diferencia de un agente, sin embargo, se detiene en las palabras: informa y responde, pero no realiza acciones sobre agenda, pagos o sistemas.
El agente AI es un sistema que no se limita a responder: actúa. Lee la petición del cliente, consulta las herramientas a las que está conectado — agenda, tarifas, pagos — y realiza la operación: propone las franjas libres de verdad y, recibida la confirmación, escribe la reserva en el calendario y activa el recordatorio.
El recepcionista virtual es un servicio que hace de filtro en el primer contacto del negocio: responde a llamadas y mensajes en tu lugar, fija citas en la agenda, manda recordatorios y gestiona las cancelaciones. Es la versión evolucionada de la centralita: no se limita a tomar un número, cierra la operación.
El overbooking es aceptar más reservas de las que hay sitios disponibles. Puede ser una elección deliberada — contando con las cancelaciones de última hora, como hacen las aerolíneas — o un error: doble reserva sobre la misma mesa, agenda no actualizada, cubiertos mal contados.
La franja horaria es la unidad de tiempo en que la agenda vende el servicio: un intervalo reservable con inicio y fin definidos, como los 15 minutos de un salón o los 90 de una cena. Así la disponibilidad se vuelve medible: cada reserva ocupa una o más franjas, no «más o menos una hora».
El portal de reservas es un sitio o una app que pone en contacto a clientes y restaurantes y retiene una comisión por cada cubierto reservado: el cliente elige entre las disponibilidades cargadas por los locales, el portal cobra su margen — a menudo alrededor de 2 € por cubierto — antes incluso de que el cliente entre.
Las comisiones de reserva son la remuneración que un portal retiene por cada cubierto reservado a través de él: un fijo, a menudo alrededor de 2 € por cubierto, o un porcentaje sobre la cuenta. Se pagan con la reserva hecha, con independencia de cuánto gaste el cliente en la cena.
La agenda digital es el calendario electrónico compartido con que un negocio gestiona citas y reservas: en lugar del cuaderno, cada compromiso se escribe una sola vez, es visible para todos, se actualiza en tiempo real y es accesible desde cualquier dispositivo. Cada cambio se refleja en todas partes al instante.
El mapa de mesas es la representación gráfica de la sala dentro del gestor: cada mesa es un objeto con posición, tamaño, asientos y características — acoplable a otra, adecuada para tronas, en la terraza o no. La disponibilidad se decide mirando la planta, no solo el recuento de cubiertos.
