Der Leitfaden für alle, die HousemanAI nutzen

1.So funktioniert HousemanAI

HousemanAI ist ein Rezeptionist, der deinen Kunden an deiner Stelle antwortet, wenn du nicht kannst: auf WhatsApp, auf Telegram und im Chat deiner Website.

Der Kunde schreibt so, wie er dir schreiben würde: „Habt ihr am Samstag Platz für vier?“. Der Rezeptionist versteht die Anfrage, prüft die wirklich freien Plätze und schließt die Reservierung mit einem Code ab. Du findest sie im Dashboard, am richtigen Tag.

Die Plätze zählt die Software, nie die künstliche Intelligenz: Wenn der Raum voll ist, erfindet der Rezeptionist keinen Tisch. Dasselbe gilt für die Stühle eines Salons oder die Räume einer Praxis.

Der Rezeptionist folgt der Sprache des Kunden: Wer auf Englisch schreibt, bekommt die Antwort auf Englisch, ohne dass du etwas tun musst.

Die Bestätigung kommt im Chat mit dem Code, und der Rezeptionist kann vor dem Termin auch die Erinnerung senden, auf WhatsApp und Telegram. Mit dem Premium-Paket erreichen Hinweise sogar Gäste, die seit Tagen nicht geschrieben haben — über von Meta genehmigte Vorlagen.

2.Die ersten Schritte

Nach der Registrierung reichen ein paar Minuten, auch vom Handy aus. Der Reihe nach:

1. 1Wähle die Art deines Betriebs: Restaurant, Salon, Praxis oder anderes. Die Wörter und Felder ändern sich, der Rezeptionist bleibt derselbe. Du kannst sie später ändern, unter Einstellungen → Art des Betriebs.
2. 2Lege die Öffnungszeiten fest, Tag für Tag. Das Format ist 19:00-23:30; bei zwei Schichten schreibst du 12:00-15:00, 19:00-23:30. Ein leer gelassener Tag ist geschlossen.
3. 3Gib an, wie viele Plätze du hast – Gedecke, Stühle oder Räume – und die Zeiten, zu denen der Rezeptionist eine Reservierung anbieten darf.
4. 4Wenn du nach Termin arbeitest, füll die Preisliste unter Leistungen aus: Name, Dauer in Minuten und, wenn du willst, der Preis. Jede Leistung belegt ihre Dauer.
5. 5Füll unter Einstellungen das Feld „Was der Rezeptionist wissen muss“ aus: Speisekarte, Parkplatz, Haustiere, Allergien, Anfahrt. Der Rezeptionist antwortet nur mit dem, was du schreibst: Fehlt eine Information, sagt er dem Kunden, dass du dich meldest.
6. 6Lade dein Logo unter Logo und Website hoch: Es erscheint auf der öffentlichen Seite und im Chat.

Probier es zuerst selbst: Öffne deine öffentliche Seite und schreib dem Rezeptionisten wie ein Kunde. Wenn dich eine Antwort nicht überzeugt, ergänze die Information unter Einstellungen und versuch es noch einmal.

3.Deine Website und das Widget

Jeder Betrieb hat eine öffentliche Seite mit fertigem Chat und ein Widget für die Website, die du schon hast.

Die Seite ist housemanai.eu/r/deine-adresse: Du siehst sie oben im Dashboard. Setz sie auf Google, in die Instagram-Bio, auf die Speisekarte: Wer sie öffnet, kann sofort reservieren, ohne etwas zu installieren.

Das Widget ist eine Zeile, die du in deine Website einfügst, direkt vor dem schließenden </body>. Du findest sie unter Logo und Website, schon mit deiner Adresse. Sie fügt unten rechts einen Button hinzu, der den Chat öffnet; die Beschriftung folgt der Art des Betriebs („Tisch reservieren“, „Termin buchen“).

Es funktioniert auf jeder Website: WordPress, Wix, Squarespace, eine handgemachte Seite. Wenn jemand anderes deine Website betreut, schick ihm einfach diese Zeile.

4.Telegram verbinden

Auf Telegram schreiben die Kunden einem Bot mit dem Namen deines Betriebs. Ihn zu erstellen ist kostenlos und dauert zwei Minuten.

1. 1Öffne Telegram und such nach @BotFather. Schreib ihm /newbot, dann wähle den Namen, den die Kunden sehen, und einen Benutzernamen, der auf „bot“ endet (zum Beispiel @trattoriadaninobot).
2. 2BotFather antwortet mit einem Token: einer langen Zeile aus Buchstaben und Zahlen. Kopiere sie.
3. 3Geh im Dashboard zu Kanäle → Telegram verbinden und füg den Token ein. Den Rest erledigt HousemanAI: Ab dann kommen die Nachrichten an den Bot beim Rezeptionisten an.
4. 4Setz den Link des Bots (t.me/dein-bot), wohin du willst: Die Kunden öffnen ihn und schreiben.

Der Token ist wie ein Passwort: Veröffentliche ihn nicht. Wenn du ihn verlierst, erzeugt BotFather einen neuen (/revoke), und du fügst ihn unter Kanäle wieder ein.

5.WhatsApp verbinden

WhatsApp ist der Kanal, den die Kunden am meisten nutzen – und auch der mit den meisten Dingen, die man vorher wissen sollte. Lies es in Ruhe.

HousemanAI verbindet sich mit WhatsApp über die offizielle Plattform für Unternehmen (WhatsApp Business). Die Nummer, die du verbindest, ist dann HousemanAI vorbehalten: Solange sie verbunden ist, kannst du sie nicht in der WhatsApp-App auf einem Handy nutzen. Die Chats auf dieser Nummer übernimmt der Rezeptionist.

Welche Nummer nehmen? Du hast drei Wege. Der einfachste ist das Festnetz des Betriebs: WhatsApp prüft es mit einem Anruf, jemand muss abnehmen und den Code vorlesen. Der zweite ist eine eigene SIM-Karte: Eine günstige reicht, sie wird nur für die Bestätigungs-SMS gebraucht, danach hältst du sie mit einer gelegentlichen Aufladung am Leben. Der dritte ist, die WhatsApp-Nummer, die du schon nutzt, zu HousemanAI zu übertragen: WhatsApp führt dich durch den Wechsel, aber ab dann stehen die Chats auf dem Handy still.

Was der Kunde sieht: den Namen deines Betriebs und dein Logo, wie bei jedem Unternehmensprofil. Profilbild, Beschreibung und Adresse folgen von selbst dem, was du im Dashboard hast. Den angezeigten Namen genehmigt Meta: meist innerhalb weniger Stunden, manchmal in ein paar Tagen.

Was es kostet: Gespräche, die die Kunden beginnen – also alle Gespräche eines Rezeptionisten – sind kostenlos. Es gibt keine Kosten außer dem Abo.

Die Verbindung machst du selbst auf der Seite Kanäle, im Kasten „Die WhatsApp-Nummer“: wähle „Ich habe schon eine Nummer“ (Nummer eingeben, Code per SMS oder Anruf erhalten und dort eintragen) oder „Gebt mir eine“, und eine neue lokale Nummer kommt schon verbunden. In wenigen Minuten antwortet der Rezeptionist von deiner Nummer.

Um die Nummer zu trennen: Sie wird aus dem WhatsApp-Business-Konto entfernt und in der Handy-App mit der SMS neu registriert. Die von HousemanAI geführten Gespräche bleiben in deinem Dashboard.

Meta arbeitet an einem „Koexistenz“-Modus, in dem dieselbe Nummer sowohl in der Handy-App als auch mit einem Rezeptionisten funktioniert. Er ist noch nicht verfügbar: Sobald er es ist, sagen wir dir Bescheid.

6.Die Reservierungen im Dashboard

Das Dashboard öffnet sich mit dem Monatskalender. Der Balken unter jedem Tag zeigt, wie voll er ist; klick darauf, um die Liste zu sehen.

In jeder Reservierung findest du Name, Uhrzeit, Personen oder Leistung und eine Zeile „Gut zu wissen“ mit dem, was der Kunde im Chat gesagt hat: glutenfrei, Hochstuhl, Hund, Uhrzeit unsicher. Der Rezeptionist schreibt sie, du liest sie auf einen Blick.

Reservierungen, die du am Telefon annimmst, trag von Hand beim Tag ein: So zählt der Rezeptionist sie mit und verspricht keinen Platz, den du schon vergeben hast.

Reservierungen aus dem Website-Chat kommen als «zu bestätigen» an, in einem gelben Streifen oben im Tag: der Kunde hat 10 Minuten, um sie von seinem eigenen WhatsApp oder Telegram zu bestätigen (ein Button, die Nachricht ist vorgeschrieben), und ab dann siehst du seine echte Nummer oder seinen Benutzernamen. Bestätigt er nicht, wird der Platz von selbst frei. Hat der Betrieb keinen Kanal verbunden, fragt der Rezeptionist nach einer Telefonnummer und du bestätigst selbst mit «Bestätigen», nachdem du zurückgerufen hast.

Musst du einen Tag schließen? Öffne ihn und drück „Als geschlossen markieren“: Der Rezeptionist bietet ihn nicht mehr an. Um eine Reservierung zu stornieren, öffne die Karte und drück Stornieren.

Jeder Kunde bekommt einen Bestätigungscode. Mit diesem Code öffnet er seine Seite housemanai.eu/p/code, wo er die Details sieht und selbst stornieren kann: Die Reservierung verschwindet aus deinem Kalender, ohne dass du etwas tun musst.

Wenn du ein Restaurant hast, findest du unter Einstellungen den Schalter „Nach Allergien und Unverträglichkeiten fragen“: Ist er an, fragt der Rezeptionist bei jeder Reservierung danach und schreibt es unter „Gut zu wissen“.

Wenn du ein Restaurant hast, kannst du auf der Seite «Tische» deine Tische eintragen (Nummer, Plätze, Raum, zusammenstellbar oder nicht). Ab dann denkt der Rezeptionist in Tischen: 5 Personen bekommen einen Tisch für 5 oder zwei zusammengestellte im selben Raum, nicht «5 freie Plätze» irgendwo. In der Tagesansicht siehst du den Raum zu einer gewählten Zeit, Tisch für Tisch, und von der Reservierungsseite aus kannst du den Tisch verschieben. Ohne Liste bleibt die Platzzählung wie bisher.

Für Gruppen kannst du eine Anzahlung verlangen (Zahlungen): ab wie vielen Personen, wie viel (fest oder pro Person) und innerhalb wie vieler Stunden. Das Geld geht direkt an dich: mit deinem Stripe-Konto (über HousemanAI verbunden, 5–10 Minuten) bestätigt sich die Reservierung von selbst, wenn der Kunde zahlt; mit deinem Satispay-/PayPal-Link markierst du sie mit «Anzahlung erhalten». Bis zur Zahlung bleibt der Platz reserviert; bei Ablauf wird er frei. Erstattung mit einem Klick aus der Reservierung.

Empfangen mehrere Personen (Ärzte, Friseure), liste sie unter Team: für jede, was sie macht und wann sie empfängt (leer = Öffnungszeiten). Ab dann gilt die Verfügbarkeit pro Person: wer «bei Dr. Bianchi» fragt, sieht nur ihre Zeiten, wer nicht fragt, bekommt jemanden Freien, und die Bestätigung sagt, bei wem. Im Dashboard zeigt der Termin die Person und lässt sich neu zuweisen.

Ab dem Tarif Standard merkt sich der Rezeptionist Stammkunden, die über WhatsApp oder Telegram schreiben (Kunden): Name, Besuche, «meist zu 2», was aus den Notizen hervorging (glutenfrei, Hochstuhl, Hund). Beim nächsten Mal begrüßt er mit Namen und bestätigt, statt nochmal zu fragen. Er merkt sich Fakten, keine Gespräche; Allergien sind Gesundheitsdaten: der Kunde kann im Chat «vergiss meine Daten» sagen, du kannst im Dashboard löschen, und wer 24 Monate nicht kommt, verschwindet von selbst. Abschaltbar in den Einstellungen.

Habt ihr Plätze draußen (der Punkt «Außenbereich» unter Was ihr bietet, oder ein Raum namens Terrasse), kennt der Rezeptionist im Tarif Premium die Vorhersage der nächsten Tage (aus der Adresse, kostenlos): wer an einem Regentag nach draußen fragt, erfährt es und bekommt drinnen oder draußen unter Vorbehalt angeboten; im Kalender steht «Wetter: Regen, 80 %». Wer draußen reserviert hat, bekommt 8 Stunden vorher eine WhatsApp-/Telegram-Nachricht, wenn Regen vorhergesagt ist (auf WhatsApp nur, wenn er euch in den letzten 24 Stunden geschrieben hat: außerhalb dieses Fensters braucht es eine von Meta genehmigte Vorlage, noch nicht aktiv).

In Bestätigung und Erinnerung bekommt der Kunde den Kartenlink zur Anfahrt (aus der Adresse in den Einstellungen; dort abschaltbar). Bei mehreren Standorten ist es der Link des reservierten Standorts. Im Tarif Premium bekommen WhatsApp und Telegram als zweite Nachricht auch den Pin auf der Karte.

Die Speisekarte (ab Standard): unter Speisekarte trägst du Rubriken, Gerichte, Preise, Allergene und «geeignet für» (glutenfrei, vegan…) ein. Der Rezeptionist antwortet zu Preisen und Allergenen nur mit dem, was dort steht. Im Tarif Premium wird dieselbe Liste zur öffentlichen Seite mit QR für die Tische (Suche, Filter, Allergene sichtbar, Button Reservieren); ein als «aus» markiertes Gericht verschwindet vom QR und aus den Antworten. Für Salons und Praxen zeigt der QR die Preisliste.

Bittet ein Kunde um eine Person, geht der Chat auf WhatsApp und Telegram an dich: der Rezeptionist schweigt, du bekommst einen Hinweis auf deinem Telegram (Einstellungen → Hinweise an den Inhaber) und antwortest unter Gespräche, im Chat des Kunden. Wenn du fertig bist, drück «Rezeptionist wieder übernehmen lassen», sonst übernimmt er nach 6 Stunden von selbst.

7.Das Abo

Drei Pläne: Basic 49 € (bis 150 Reservierungen im Monat), Standard 99 € (unbegrenzt, Tische, mehrere Standorte), Premium 149 € (alles, plus Wetter und Kundenhinweise). Preise pro Monat zzgl. MwSt., per Karte oder SEPA-Lastschrift. Keine Bindung: Plan wechseln oder kündigen, wann du willst. Der Preis gilt für einen Standort oder eine Fachkraft: jeder weitere Standort bzw. jede weitere Fachkraft kostet 50 % des Preises; wer allein in mehreren Städten empfängt, zahlt nur einmal.

Karte, Rechnungen und Kündigung verwaltest du unter Abo → Abo verwalten. Es öffnet sich das Portal von Stripe, das die Zahlungsdaten aufbewahrt: Wir sehen deine Karte nie.

Wenn du kündigst, nimmt der Rezeptionist bis zum Ende des schon bezahlten Zeitraums weiter Reservierungen an; danach antwortet er den Kunden nur noch mit Telefonnummer und Öffnungszeiten. Bereits angenommene Reservierungen bleiben im Dashboard sichtbar.

Schlägt eine Zahlung fehl, versucht Stripe es ein paar Tage lang erneut, und im Dashboard erscheint ein Hinweis: Aktualisiere die Karte unter Abo verwalten, und alles läuft von selbst weiter.

8.Die Sprachen

HousemanAI spricht Italienisch, Englisch, Spanisch, Französisch und Deutsch. Drei Sprachen sind im Spiel, und es lohnt sich zu wissen, welche was macht.

Die Sprache der Oberfläche ist die des Dashboards und der Website: Du änderst sie über die Auswahl oben, und sie gilt nur für dich.

Die Sprache des Betriebs wählst du bei der Registrierung: Das ist die Sprache deiner öffentlichen Seite, der Begrüßung des Rezeptionisten und des Widget-Buttons. Wenn dein Betrieb in Italien ist, ist es meist Italienisch.

Die Sprache des Kunden wählst nicht du: Der Rezeptionist antwortet in der Sprache, in der der Kunde schreibt. Ein Tourist, der auf Deutsch schreibt, reserviert auf Deutsch, und du siehst die Reservierung im Dashboard wie immer.

9.Häufige Fragen

Der Rezeptionist hat etwas Falsches gesagt. Was mache ich?

Bei den Plätzen kann er sich nicht irren: Die zählt die Software. Beim Rest antwortet er nur mit dem, was er unter Einstellungen findet; weiß er etwas nicht, sagt er, dass du dich meldest. Hat er falsch geantwortet, fehlt fast immer eine Information oder sie ist unklar formuliert: Korrigiere sie unter „Was der Rezeptionist wissen muss“.

Antwortet er auch auf Sprachnachrichten und Fotos?

Wenn der Dienst für dein Konto aktiv ist, ja: Er hört die Sprachnachricht an oder schaut sich das Foto an und antwortet. Andernfalls bittet er den Kunden freundlich, zu schreiben.

Kann mein Personal einen eigenen Zugang haben?

Ja. Unter Konto → Person hinzufügen erstellst du einen Zugang mit Name und Passwort; eine E-Mail ist nicht nötig, das Passwort sagst du ihnen selbst. Sie sehen dasselbe wie du.

Kann ich meine private WhatsApp-Nummer nutzen?

Nein. Die mit HousemanAI verbundene Nummer funktioniert nicht mehr in der Handy-App, du brauchst also eine eigene Nummer: das Festnetz des Betriebs oder eine SIM-Karte nur dafür. Alles dazu steht im Abschnitt WhatsApp oben.

Wie stoppe ich die Reservierungen im Urlaub?

Für wenige Tage: Öffne den Tag im Dashboard und drück „Als geschlossen markieren“. Für längere Zeiträume: Lass die Öffnungszeiten unter Öffnungszeiten leer, bis du wieder aufmachst. Der Rezeptionist antwortet den Kunden weiter, sagt ihnen aber, dass ihr geschlossen habt.

Wo landen die Daten meiner Kunden?

Auf Servern in Europa, und nur du siehst sie. Die Einzelheiten stehen in der Datenschutzerklärung. Datenschutzerklärung lesen

Wie lösche ich mein Konto?

Schreib an den Support, die Adresse steht unten auf der Seite. Wir schließen das Konto und löschen die Daten innerhalb von 30 Tagen, außer den Rechnungen, die wir gesetzlich aufbewahren müssen.