Fachbegriffe erklärt, wie man sie einem neuen Kollegen erklären würde: zwei Minuten, ein echtes Beispiel, keine Theorie. Wenn ein Begriff einen ganzen Ratgeber verdient, finden Sie den Link dazu.
Der No-Show ist der Gast mit bestätigter Reservierung, der nicht auftaucht und sich nicht abmeldet. Der Begriff kommt aus der Luftfahrt und ist heute die übliche Bezeichnung für unentschuldigtes Fehlen in Restaurants, Salons und Praxen.
Die Kaution ist eine Summe, die bei der Reservierung als Pfand für die Zusage hinterlegt wird: wer grundlos absagt, verliert sie; wer erscheint, bekommt sie auf die Rechnung angerechnet. Anders als die Anzahlung, die nur ein Vorschuss ist, soll die Kaution den Schaden für den leergebliebenen Platz decken.
Die WhatsApp Business API — heute WhatsApp Business Platform genannt — ist die Programmierschnittstelle von WhatsApp, über die eine Software Nachrichten an Ihrer Stelle sendet und empfängt: die Anfrage des Gastes lesen, automatisch antworten und ins eigene System schreiben. Das ist es, was automatisierte Reservierungssysteme nutzen.
Ein KI-Rezeptionist ist ein System, das die erste Arbeitsrunde eines Sekretariats übernimmt: er antwortet auf Nachrichten der Gäste auf WhatsApp, Telegram oder über die Website, prüft die echte Agenda, schlägt nur freie Zeiten vor und trägt die Reservierung ein. Anders als ein simpler Chatbot handelt er in Systemen, nicht nur mit Worten.
Die Anzahlung ist eine Summe, die im Voraus auf die Leistung gezahlt und von der Endrechnung abgezogen wird. Im Restaurant nutzt man sie für Gruppen und Events: der Gast zahlt bei der Reservierung 10 € pro Person und sieht sie am Ende des Abends von der Rechnung abgezogen. Anders als die Kaution ist sie keine Strafe, sondern ein echter Vorschuss.
Die Warteliste ist die Liste der Gäste, die — weil alles belegt ist — ihre Kontaktdaten hinterlassen, um benachrichtigt zu werden, wenn ein Platz frei wird. Sie funktioniert wie eine geordnete Warteschlange: wer zuerst gefragt hat, wird zuerst aufgerufen; wer nicht binnen weniger Minuten antwortet, rückt den nächsten vor.
Die automatische Erinnerung ist eine Nachricht — per WhatsApp, SMS oder E-Mail —, die die Verwaltungssoftware vor dem Termin von selbst sendet, meist am Vortag, und um Bestätigung der Reservierung bittet. Sie dient dazu, Ausfälle zu senken: wer antwortet, macht aus der Erinnerung eine Bestätigung; wer nicht antwortet, meldet eine mögliche Lücke — mit Zeit, sie zu füllen.
Die Absage per Link ist die Stornierung einer Reservierung über einen persönlichen Link oder Code aus der Bestätigungsnachricht — ohne Anrufe und ohne Nachrichten, die man sich zurechtlegen muss. Der Gast öffnet den Link, bestätigt, und das Zeitfenster wird sofort wieder als frei sichtbar, rechtzeitig, um neu vergeben zu werden.
Die Online-Reservierung ist die Reservierung, die der Gast selbstständig macht — auf der Website des Betriebs oder über ein Widget, ohne Anrufe und Nachrichten: er wählt Tag, Uhrzeit und Personenzahl aus den wirklich freien Zeiten und bekommt sofort eine Bestätigung. Das Telefon bleibt für die besonderen Fälle, nicht mehr als einziger Kanal.
Das Reservierungs-Widget ist das kleine Panel — oft ein „Jetzt reservieren“-Knopf —, das ein Betrieb auf der eigenen Website einbindet und das dem Gast erlaubt, einen Tisch zu buchen, ohne die Seite zu verlassen. Es ist mit der echten Agenda verbunden: es zeigt nur freie Zeiten und schreibt die Reservierung direkt in den Kalender.
WhatsApp Business ist die kostenlose App von Meta für Business-Messaging kleiner Betriebe: sie ergänzt das normale WhatsApp um automatische Begrüßungs- und Abwesenheitsnachrichten, einen Produktkatalog, gespeicherte Schnellantworten und Labels zum Ordnen der Chats. Sie ist gemacht für alle, die persönlich und von Hand antworten.
Der Chatbot ist ein Programm, das per Nachricht mit Menschen kommuniziert, schriftlich oder gesprochen: er beantwortet Fragen, führt durch Auswahlwege, konsultiert Dokumente und Websites für aktuelle Antworten. Anders als ein Agent bleibt er aber bei den Worten: er informiert und antwortet, führt aber keine Aktionen in Agenda, Zahlungen oder Systemen aus.
Der KI-Agent ist ein System, das nicht nur antwortet: es handelt. Es liest die Anfrage des Gastes, nutzt die angebundenen Werkzeuge — Agenda, Preise, Zahlungen — und führt die Aktion aus: schlägt die wirklich freien Zeiten vor und, Bestätigung erhalten, schreibt die Reservierung in den Kalender und aktiviert die Erinnerung.
Der virtuelle Empfang ist ein Dienst, der als Filter am Erstkontakt des Betriebs sitzt: er antwortet auf Anrufe und Nachrichten an Ihrer Statt, vereinbart Termine in der Agenda, sendet Erinnerungen und managt Absagen. Er ist die weiterentwickelte Form des Anrufbeantworters: er notiert nicht nur eine Nummer, er erledigt den Vorgang.
Overbooking ist, mehr Reservierungen anzunehmen, als freie Plätze vorhanden sind. Es kann eine bewusste Entscheidung sein — auf die Absagen in letzter Minute setzend, wie die Fluggesellschaften — oder ein Fehler: Doppelbelegung desselben Tisches, nicht aktuelle Agenda, falsch gezählte Gäste.
Der Slot ist die Zeiteinheit, in der die Agenda die Leistung verkauft: ein buchbares Intervall mit festem Beginn und Ende, wie die 15 Minuten eines Salons oder die 90 eines Abendessens. So wird Verfügbarkeit messbar: jede Reservierung belegt einen oder mehrere Slots, nicht „irgendwie eine Stunde“.
Das Reservierungsportal ist eine Website oder App, die Gäste und Restaurants zusammenbringt und pro gebuchtem Gast eine Provision einbehält: der Gast wählt aus den verfügbaren Zeiten der gelisteten Lokale, das Portal kassiert seine Marge — oft um die 2 € pro Gast —, bevor der Gast überhaupt eingetreten ist.
Die Buchungsprovisionen sind die Vergütung, die ein Portal für jeden über es gebuchten Gast einbehält: ein Fixbetrag, oft um die 2 € pro Gast, oder ein Prozentsatz auf die Rechnung. Sie fallen pro zustande gekommener Reservierung an — unabhängig davon, wie viel der Gast am Abend ausgibt.
Die digitale Agenda ist der geteilte elektronische Kalender, mit dem ein Betrieb Termine und Reservierungen managt: anstelle des Reservierungsbuchs ist jede Verpflichtung nur einmal geschrieben, für alle sichtbar, in Echtzeit aktualisiert und von jedem Gerät erreichbar. Jede Änderung spiegelt sich überall im selben Moment.
Der Tischplan ist die grafische Darstellung des Saals in der Verwaltungssoftware: jeder Tisch ist ein Objekt mit Position, Größe, Plätzen und Eigenschaften — mit einem anderen zusammenstellbar, für Kinderstühle geeignet, drinnen oder draußen. Die Verfügbarkeit entscheidet sich am Grundriss, nicht an der bloßen Zählung der Gäste.
