Le guide pour ceux qui utilisent HousemanAI

1.Comment fonctionne HousemanAI

HousemanAI est un réceptionniste qui répond à vos clients à votre place quand vous ne pouvez pas : sur WhatsApp, sur Telegram et dans le chat de votre site.

Le client écrit comme il vous écrirait : « Vous avez de la place samedi pour quatre ? ». Le réceptionniste comprend la demande, vérifie les places vraiment libres et conclut la réservation avec un code. Vous la retrouvez dans le tableau de bord, au bon jour.

Les places sont comptées par le logiciel, jamais par l'intelligence artificielle : si la salle est pleine, le réceptionniste n'invente pas une table. Pareil pour les fauteuils d'un salon ou les salles d'un cabinet.

Le réceptionniste suit la langue du client : celui qui écrit en anglais reçoit la réponse en anglais, sans que vous ayez rien à faire.

La confirmation arrive dans la conversation avec le code, et le réceptionniste peut aussi envoyer le rappel avant le rendez-vous, sur WhatsApp et Telegram. Avec l'offre Premium, les alertes partent même vers ceux qui n'écrivent plus depuis des jours, via des modèles approuvés par Meta.

2.Les premiers pas

Après l'inscription, il suffit de quelques minutes, même depuis le téléphone. Dans l'ordre :

1. 1Choisissez le type d'activité : restaurant, salon, cabinet ou autre. Les mots et les champs changent, le réceptionniste reste le même. Vous pouvez le modifier plus tard, depuis Paramètres → Type d'activité.
2. 2Réglez les horaires, jour par jour. Le format est 19:00-23:30 ; si vous faites deux services, écrivez 12:00-15:00, 19:00-23:30. Un jour laissé vide est fermé.
3. 3Indiquez combien de places vous avez — couverts, fauteuils ou salles — et les horaires où le réceptionniste peut proposer une réservation.
4. 4Si vous travaillez sur rendez-vous, remplissez la liste des prestations dans Prestations : nom, durée en minutes et, si vous voulez, le prix. Chaque prestation occupe sa durée.
5. 5Dans Paramètres, remplissez la case « Ce que le réceptionniste doit savoir » : carte, parking, animaux, allergies, comment venir. Le réceptionniste ne répond qu'avec ce que vous écrivez : s'il manque une information, il dit au client que vous reviendrez vers lui.
6. 6Ajoutez votre logo depuis Logo et site : il apparaît sur la page publique et dans le chat.

Essayez d'abord vous-même : ouvrez votre page publique et écrivez au réceptionniste comme le ferait un client. Si une réponse ne vous convainc pas, ajoutez l'information dans Paramètres et réessayez.

3.Votre site et le widget

Chaque activité a une page publique avec le chat déjà prêt, et un widget à mettre sur le site que vous avez déjà.

La page est housemanai.eu/r/votre-adresse : vous la voyez en haut du tableau de bord. Mettez-la sur Google, dans la bio Instagram, sur la carte : celui qui l'ouvre peut réserver tout de suite, sans rien installer.

Le widget est une ligne à coller dans votre site, juste avant la fermeture de </body>. Vous la trouvez dans Logo et site, déjà avec votre adresse. Elle ajoute en bas à droite un bouton qui ouvre le chat ; le libellé du bouton suit le type d'activité (« Réserver une table », « Prendre rendez-vous »).

Ça marche sur n'importe quel site : WordPress, Wix, Squarespace, un site fait main. Si quelqu'un d'autre gère votre site, envoyez-lui cette ligne, c'est tout.

4.Connecter Telegram

Sur Telegram, les clients écrivent à un bot au nom de votre établissement. Le créer est gratuit et prend deux minutes.

1. 1Ouvrez Telegram et cherchez @BotFather. Envoyez-lui /newbot, puis choisissez le nom que verront les clients et un nom d'utilisateur qui finit par « bot » (par exemple @trattoriadaninobot).
2. 2BotFather vous répond avec un token : une longue ligne de lettres et de chiffres. Copiez-la.
3. 3Dans le tableau de bord, allez dans Canaux → Connecter Telegram et collez le token. HousemanAI fait le reste : à partir de là, les messages au bot arrivent au réceptionniste.
4. 4Mettez le lien du bot (t.me/votre-bot) où vous voulez : les clients l'ouvrent et écrivent.

Le token est comme un mot de passe : ne le publiez pas. Si vous le perdez, BotFather en génère un nouveau (/revoke) et vous le collez à nouveau dans Canaux.

5.Connecter WhatsApp

WhatsApp est le canal que les clients utilisent le plus, et aussi celui avec le plus de choses à savoir avant de commencer. Lisez-le tranquillement.

HousemanAI se connecte à WhatsApp via la plateforme officielle pour les entreprises (WhatsApp Business). Le numéro que vous connectez devient dédié à HousemanAI : tant qu'il est connecté, vous ne pouvez pas l'utiliser dans l'application WhatsApp d'un téléphone. Les conversations sur ce numéro sont gérées par le réceptionniste.

Quel numéro utiliser ? Trois possibilités. La plus simple est le fixe de l'établissement : WhatsApp le vérifie par un appel téléphonique, quelqu'un doit répondre et lire le code. La deuxième est une carte SIM dédiée : une carte bon marché suffit, elle ne sert qu'à recevoir le SMS de vérification, puis gardez-la active avec une recharge de temps en temps. La troisième est de transférer sur HousemanAI le numéro WhatsApp que vous utilisez déjà : WhatsApp vous guide, mais à partir de là les conversations sur le téléphone s'arrêtent.

Ce que voit le client : le nom de votre établissement et votre logo, comme sur n'importe quel profil professionnel. Photo de profil, description et adresse suivent d'eux-mêmes ce que vous avez dans le tableau de bord. Le nom affiché est approuvé par Meta : en général en quelques heures, parfois en deux ou trois jours.

Combien ça coûte : les conversations lancées par les clients — c'est-à-dire toutes celles d'un réceptionniste — sont gratuites. Il n'y a pas de frais en plus de l'abonnement.

La connexion se fait seul depuis la page Canaux, dans l'encadré « Le numéro WhatsApp » : choisissez « J'ai déjà un numéro » (saisissez le numéro, recevez le code par SMS ou appel et tapez-le) ou « Donnez-m'en un », et un nouveau numéro local arrive déjà connecté. En quelques minutes, le réceptionniste répond depuis votre numéro.

Pour déconnecter le numéro : on le retire du compte WhatsApp Business et on l'enregistre à nouveau dans l'application du téléphone avec le SMS. Les conversations gérées par HousemanAI restent dans votre tableau de bord.

Meta travaille sur un mode de « coexistence » où le même numéro fonctionne à la fois dans l'application du téléphone et avec un réceptionniste. Ce n'est pas encore disponible : dès que ce sera le cas, nous vous le dirons.

6.Les réservations dans le tableau de bord

Le tableau de bord s'ouvre sur le calendrier du mois. La barre sous chaque jour indique à quel point il est rempli ; cliquez dessus pour voir la liste.

Dans chaque réservation vous trouvez le nom, l'heure, les personnes ou la prestation, et une ligne « À savoir » avec ce que le client a dit dans le chat : sans gluten, chaise haute, chien, heure incertaine. Le réceptionniste l'écrit, vous la lisez d'un coup d'œil.

Les réservations que vous prenez par téléphone, ajoutez-les à la main depuis le jour : ainsi le réceptionniste les compte et ne promet pas une place que vous avez déjà donnée.

Les réservations prises depuis le chat du site arrivent « à confirmer », dans un bandeau jaune en haut de la journée : le client a 10 minutes pour les confirmer depuis son propre WhatsApp ou Telegram (un bouton, le message est déjà écrit), et dès lors vous voyez son vrai numéro ou identifiant. S'il ne confirme pas, la place se libère toute seule. Si l'établissement n'a aucun canal connecté, le réceptionniste demande un téléphone et c'est vous qui confirmez, avec « Confirmer », après l'avoir rappelé.

Vous devez fermer un jour ? Ouvrez-le et appuyez sur « Marquer fermé » : le réceptionniste cesse de le proposer. Pour annuler une réservation, ouvrez sa fiche et appuyez sur Annuler.

Chaque client reçoit un code de confirmation. Avec ce code il ouvre sa page housemanai.eu/p/code, où il voit les détails et peut annuler tout seul : la réservation disparaît de votre calendrier sans que vous ayez rien à faire.

Si vous avez un restaurant, dans Paramètres vous trouvez l'interrupteur « Demander les allergies et intolérances » : activé, le réceptionniste le demande à chaque réservation et l'écrit dans « À savoir ».

Si vous avez un restaurant, la page « Tables » permet de lister vos tables (numéro, places, salle, rapprochable ou non). Dès lors le réceptionniste raisonne par tables : pour 5 personnes il donne une table de 5 ou deux rapprochées dans la même salle, pas « 5 couverts libres » éparpillés. Dans la journée vous voyez la salle à une heure choisie, table par table, et depuis la page de la réservation vous pouvez déplacer la table. Sans liste, le comptage des couverts reste tel quel.

Pour les groupes vous pouvez demander un acompte (Paiements) : à partir de combien de personnes, combien (fixe ou par personne) et sous combien d'heures. L'argent vous arrive directement : avec votre compte Stripe (connecté depuis HousemanAI, 5–10 minutes) la réservation se confirme toute seule quand le client paie ; avec votre lien Satispay/PayPal vous la marquez avec « Acompte reçu ». Jusqu'au paiement la place reste réservée ; à l'échéance elle se libère. Remboursement en un clic depuis la réservation.

Si plusieurs personnes reçoivent (médecins, coiffeurs), listez-les dans Équipe : pour chacune ce qu'elle fait et quand elle reçoit (vide = horaires de l'établissement). Dès lors la disponibilité est par personne : qui demande « avec le Dr Bianchi » ne voit que ses horaires, qui ne demande rien est attribué à une personne libre, et la confirmation dit avec qui. Dans le tableau de bord le rendez-vous affiche la personne et peut être réattribué.

À partir de l'offre Standard, le réceptionniste retient les habitués qui écrivent depuis WhatsApp ou Telegram (Clients) : nom, visites, « d'habitude à 2 », ce qui est ressorti des notes (sans gluten, chaise haute, chien). La fois suivante il salue par le nom et confirme au lieu de redemander. Il retient des faits, pas des conversations ; les allergies sont des données de santé : le client peut dire « oublie mes données » dans le chat, vous pouvez supprimer depuis le tableau de bord, et qui ne revient pas pendant 24 mois disparaît tout seul. Se désactive dans Réglages.

Si vous avez des places dehors (« terrasse » dans Ce que vous proposez, ou une salle nommée terrasse), avec l'offre Premium le réceptionniste connaît les prévisions des prochains jours (depuis l'adresse, gratuit) : à qui demande dehors un jour de pluie, il le dit et propose dedans ou dehors sous réserve ; le calendrier affiche « Météo : pluie, 80 % ». Qui a réservé dehors reçoit 8 heures avant un message WhatsApp/Telegram si la pluie est prévue (sur WhatsApp seulement s'il vous a écrit dans les dernières 24 heures : au-delà il faut un modèle approuvé par Meta, pas encore actif).

Dans la confirmation et le rappel, le client reçoit le lien vers le plan pour venir (depuis l'adresse dans Réglages ; il se désactive là). Avec plusieurs adresses, le lien est celui de l'adresse réservée. Avec l'offre Premium, WhatsApp et Telegram reçoivent aussi l'épingle sur la carte, en second message.

La carte (dès Standard) : dans Carte vous remplissez sections, plats, prix, allergènes et « convient à » (sans gluten, végan…). Le réceptionniste répond sur les prix et les allergènes uniquement avec ce qui est écrit. Avec l'offre Premium, la même liste devient la page publique avec le QR pour les tables (recherche, filtres, allergènes en clair, bouton Réserver) ; un plat marqué « épuisé » disparaît du QR et des réponses. Pour les salons et cabinets, le QR affiche les prestations.

Si un client demande à parler à une personne, sur WhatsApp et Telegram la conversation passe à vous : le réceptionniste se tait, vous recevez une alerte sur votre Telegram (Réglages → Alertes au propriétaire) et répondez depuis Conversations, dans la conversation du client. Quand vous avez fini, appuyez sur « Relancer le réceptionniste », sinon il reprend tout seul après 6 heures.

7.L’abonnement

Trois formules : Basic 49 € (jusqu'à 150 réservations par mois), Standard 99 € (illimitées, tables, plusieurs établissements), Premium 149 € (tout, plus la météo et les alertes aux clients). Prix par mois hors TVA, par carte ou prélèvement SEPA. Sans engagement : changez de formule ou résiliez quand vous voulez. L'abonnement couvre un établissement ou un professionnel : chaque établissement ou professionnel supplémentaire coûte 50 % de l'abonnement, et le professionnel seul présent dans plusieurs villes ne paie qu'une fois.

Carte, factures et résiliation se gèrent depuis Abonnement → Gérer l'abonnement. Cela ouvre le portail de Stripe, qui conserve les données de paiement : nous ne voyons jamais votre carte.

Si vous résiliez, le réceptionniste continue de réserver jusqu'à la fin de la période déjà payée ; ensuite il ne répond aux clients qu'avec le téléphone et les horaires. Les réservations déjà prises restent visibles dans le tableau de bord.

Si un paiement échoue, Stripe réessaie pendant quelques jours et un avis apparaît dans le tableau de bord : mettez à jour la carte depuis Gérer l'abonnement et tout repart tout seul.

8.Les langues

HousemanAI parle italien, anglais, espagnol, français et allemand. Il y a trois langues en jeu, et il vaut mieux savoir laquelle fait quoi.

La langue de l'interface est celle du tableau de bord et du site : vous la changez depuis le sélecteur en haut, et elle ne vaut que pour vous.

La langue de l'activité se choisit à l'inscription : c'est celle de votre page publique, du salut du réceptionniste et du bouton du widget. Si votre établissement est en Italie, c'est en général l'italien.

La langue du client, ce n'est pas vous qui la choisissez : le réceptionniste répond dans la langue dans laquelle le client écrit. Un touriste qui écrit en allemand réserve en allemand, et vous voyez la réservation dans le tableau de bord comme d'habitude.

9.Questions fréquentes

Le réceptionniste a dit quelque chose de faux. Que faire ?

Les places, il ne peut pas se tromper : c'est le logiciel qui les compte. Pour le reste, il ne répond qu'avec ce qu'il trouve dans Paramètres ; s'il ne sait pas, il dit que vous reviendrez vers le client. S'il a mal répondu, presque toujours une information manque ou est écrite de façon ambiguë : corrigez-la dans « Ce que le réceptionniste doit savoir ».

Répond-il aussi aux vocaux et aux photos ?

Si le service est actif sur votre compte, oui : il écoute le vocal ou regarde la photo et répond. Sinon, il demande gentiment au client d'écrire.

Mon personnel peut-il avoir son propre accès ?

Oui. Depuis Compte → Ajouter une personne, vous créez un accès avec un nom et un mot de passe ; pas besoin d'email, c'est vous qui lui donnez le mot de passe. Il voit la même chose que vous.

Puis-je utiliser mon numéro WhatsApp personnel ?

Non. Le numéro connecté à HousemanAI ne fonctionne plus dans l'application du téléphone, il vous faut donc un numéro dédié : le fixe de l'établissement ou une carte SIM rien que pour ça. Tout est dans la section WhatsApp ci-dessus.

Comment arrêter les réservations pour les vacances ?

Pour quelques jours : ouvrez le jour dans le tableau de bord et appuyez sur « Marquer fermé ». Pour de longues périodes : laissez les horaires vides dans Horaires jusqu'à la réouverture. Le réceptionniste continue de répondre aux clients, mais leur dit que vous êtes fermés.

Où vont les données de mes clients ?

Sur des serveurs en Europe, et vous seul les voyez. Le détail est dans la politique de confidentialité. Lire la politique

Comment supprimer mon compte ?

Écrivez à l'assistance à l'adresse en bas de la page. Nous fermons le compte et supprimons les données sous 30 jours, sauf les factures que la loi nous oblige à conserver.